Qu’est-ce que la directive ViDA et comment les entreprises peuvent-elles s’y préparer ?

Si vous êtes propriétaire d’une entreprise en Europe ou que vous opérez à l’échelle mondiale, vous avez probablement rencontré une série de nouveaux mandats de facturation électronique et d’obligations liées à la création de rapports numériques. Ces mandats européens marquent un changement radical dans notre manière d’interagir avec les administrations fiscales et de gérer nos données financières.

Autrement dit, les gouvernements interviennent désormais directement dans la chaîne logistique financière et s’intéressent de près à chaque facture échangée entre fournisseurs et acheteurs. La conformité n’est plus une tâche périodique ; elle se fait désormais en temps réel, et les autorités auront bientôt plus d’informations sur vos transactions que vous n’en avez peut-être vous-mêmes.

De plus, chaque pays avance à son propre rythme en ce qui concerne l’introduction de modifications de ses règles nationales, les formats de facture acceptables et les dates limites pour la mise en œuvre.

Tout cela crée une multitude d’exigences que vos équipes internes peuvent avoir du mal à gérer seules ; vous risquez ainsi de prendre du retard ou de commettre des erreurs coûteuses.

Pour garder une longueur d’avance, vous avez besoin des bonnes stratégies, de la bonne technologie et des bons partenaires en matière de conformité. Ce article abordera les principaux défis liés à la directive ViDA (VAT in the Digital Age) et expliquera comment Tungsten Automation, en partenariat avec Sovos, peut vous aider à automatiser vos processus et à garder une longueur d’avance pour assurer votre conformité. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus.

Directive ViDA : définition et impact sur les entreprises

VAT in the Digital Age est le package de réforme de la TVA de l’Union européenne, qui vise à moderniser la fiscalité (notamment au regard des défis posés par l’économie de plateforme), à soutenir la numérisation des économies de l’UE et à accroître la résilience face à la fraude à la TVA en réformant des éléments importants de la TVA dans l’UE. Le package ViDA se compose de trois parties (également appelées « piliers ») : (i) Obligations en matière de déclaration numérique (DRR), (ii) Économie de plateforme, et (iii) Enregistrement unique de la TVA (SVR) :

• Obligations de déclaration numérique (DRR) : précise que, d’ici 2030, toutes les factures transfrontalières intra-UE devront être déclarées de façon électronique aux administrations fiscales nationales en temps réel (ou quasi en temps réel). De fait, cela signifie que les factures entre les États membres de l’UE doivent être électroniques. Chaque administration fiscale nationale regroupera ensuite les données dans une base de données centralisée de l’UE (VIES étendu) afin de préserver la cohérence des données, d’accroître la visibilité financière et de lutter contre la fraude.
• Économie de plateforme : décrit les obligations spécifiques en matière de TVA pour les plateformes numériques qui facilitent la vente de biens et de services, telles que Airbnb et Uber.
• Enregistrement unique de la TVA (SVR) : ce pilier étend l’utilisation du cadre du guichet unique (OSS), permettant aux entreprises de s’enregistrer pour la TVA dans un seul État membre et de gérer la conformité des transactions dans plusieurs juridictions de l’UE.

Selon Forbes, ces actions devraient rapporter entre 172 et 214 milliards d’euros de bénéfices nets sur une période de 10 ans, dont 51 milliards d’euros d’épargne pour les entreprises.

Les exigences en matière de DRR devraient avoir le plus d’impact sur les entreprises de l’UE. Bien qu’aucun État membre de l’UE n’ait encore mis en œuvre la directive ViDA, certains pays, comme la France, la Belgique, la Croatie et l’Allemagne, introduisent leurs propres mandats de facturation électronique pour s’aligner sur la ViDA. D’autres pays, comme l’Italie et la Pologne, devront harmoniser de façon rétroactive leurs modèles de facturation électronique avec la directive ViDA d’ici 2035. De nombreux autres États membres de l’UE devraient mettre en œuvre des exigences en matière de facturation électronique et les harmoniser avec le mandat plus large de l’UE au cours des deux prochaines années. Les entreprises de l’UE devraient se préparer à (affronter) des changements importants sur une longue période, le temps que les administrations fiscales nationales alignent leurs systèmes de TVA locaux sur les exigences de la ViDA.

Les défis de l'adaptation aux nouveaux règlements fiscaux

Les changements fiscaux majeurs sont souvent source de confusion et de perturbation pour les entreprises, même lorsque le préavis est suffisant, car l’adaptation à de nouveaux processus, quelle que soit la qualité des ressources de votre équipe financière, est toujours source de défis. Dans le cas de la directive ViDA, les organisations de tous les secteurs devront s’adapter aux changements de paradigme suivants :

De la dépendance à l’omniscience

Les gouvernements s’appuyaient auparavant sur les entreprises pour s’auto-évaluer et créer des rapports sur leurs obligations fiscales, rendant le système dépendant des déclarations des entreprises. Désormais, les autorités surveillent les données de transactions en temps réel, ce qui leur fournit des informations et des instruments qu’ils n’avaient pas auparavant, allant de l’identification immédiate des transactions suspectes qui déclenchent des audits ponctuels, aux déclarations fiscales préremplies. Ce nouveau niveau d’omniscience gouvernementale signifie que vous devez maintenir une visibilité complète des transactions, reflétant exactement ce que l’administration fiscale voit, et mettre en place des processus pour pouvoir contester les erreurs potentielles si les informations préremplies sont incorrectes.

De la gestion des risques à l’inexistence

L’approche traditionnelle consistant à évaluer la probabilité et l’ampleur des risques de défaut de conformité pour décider de la rigueur avec laquelle il convient de respecter les règlements est aujourd’hui obsolète. Dans le nouvel environnement de « TVA en temps réel », le défaut de conformité est synonyme d’inexistence, car vous devez garantir une conformité totale en temps réel ou risquer de subir des retards opérationnels, des perturbations, ainsi que des amendes de la part des organismes de réglementation.

Du post-audit au dédouanement

La directive ViDA est à l’origine d’une évolution rapide vers la mise en œuvre locale de contrôles continus des transactions (Continuous Transaction Controls, CTC) dans les États membres de l’UE, où les gouvernements peuvent surveiller les transactions en temps réel, voire avant qu’elles ne soient communiquées au destinataire. Mais, comme toutes les entreprises transfrontalières le savent, chaque mandat est unique. Il existe des variations significatives dans les modèles de facture, les formats acceptables, les méthodes de distribution et la manière dont chaque gouvernement choisit d’authentifier les factures (voir l’illustration ci-dessous).

Cela signifie que si vous vous trompez sur un détail, votre transaction pourrait être bloquée sur-le-champ, rendant crucial la gestion de l'ensemble des exigences de conformité sur tous les marchés où vous opérez.

De la stabilité à la volatilité

Alors que vous ne deviez auparavant faire face qu’à quelques mises à jour réglementaires chaque année, votre entreprise doit désormais se préparer au déploiement simultané de mandats de facturation électronique dans 27 pays de l’UE d’ici à 2030. Cette vague de changement sans précédent signifie que vous devez faire preuve d’agilité pour vous adapter rapidement – même lorsque chaque pays révise ses règles à la dernière minute. Le changement n’est plus un événement qui se produit de temps en temps : c’est le nouveau statu quo, et les entreprises doivent adopter un état d’esprit ouvert au changement permanent pour perdurer. L’ère de la mise en conformité fiscale progressive a cédé la place à une volatilité permanente, ce qui nécessite une préparation constante.

De nombreuses entreprises tentent de gérer leur conformité fiscale en interne ou de s’appuyer sur un seul fournisseur pour tout, mais cette approche deviendra de plus en plus intenable dans les années à venir.

Comme nous l’avons exploré dans notre récent webinaire Where ViDA is Heading, le paysage fiscal est simplement trop complexe et spécialisé pour qu’un seul fournisseur ou une seule équipe interne puisse le gérer seul. Plus la conformité épuise vos ressources, plus il est difficile de rester compétitif et réactif. Par conséquent, pour conserver votre avantage concurrentiel, vous avez besoin de solutions qui garantissent à la fois une conformité efficace et des processus rationalisés sur tous les marchés.

Solution de conformité ViDA : Tungsten Automation en partenariat avec Sovos

Tungsten Automation et Sovos ont uni leurs forces pour offrir une solution harmonisée de premier ordre aux entreprises confrontées aux défis liés à la mise en œuvre de la facturation électronique.

Avantages du partenariat ViDA Readiness

• Normes et formats universels : InvoiceAgility prend en charge tous les principaux formats de factures structurés, y compris UBL 2.1, Peppol BIS, et les normes hybrides telles que ZUGFeRD, en conformité totale avec la norme européenne (EN 16931).
• Reporting transfrontalier : préparez-vous au reporting en temps réel des factures B2B transfrontalières grâce aux connexions existantes à l’administration fiscale en Italie, en Roumanie, en Pologne et en France.
• Interopérabilité des systèmes : notre plateforme sert de point d’accès Peppol pour les factures entrantes et sortantes, et InvoiceAgility interagit avec plus de 70 fournisseurs de services européens. En outre, Tungsten Automation souscrit pleinement à l’accord-cadre d’interopérabilité du modèle GENA (MI(F)A) pour garantir une interopérabilité continue avec la directive ViDA.
• Plateforme unique, portée mondiale : InvoiceAgility vous permet d’automatiser la conformité transfrontalière et nationale de la directive ViDA (couvrant la France, la Pologne, la Roumanie, la Slovaquie, l’Espagne, l’Italie, le Danemark, le Royaume-Uni, et plus encore) grâce à une solution unique, éliminant ainsi le besoin de solutions distinctes et localisées.
• Certifié et auditable : le Tungsten e-Invoice Network est certifié ISO 27001 et respecte de nombreuses obligations légales locales et internationales en matière de facturation électronique sur les marchés mondiaux, notamment en Malaisie, au Mexique, en Australie et plus encore.

Transformez la conformité fiscale en un avantage concurrentiel grâce à Tungsten Automation

La facturation électronique est là pour durer, il est donc essentiel de vous préparer à la directive ViDA. Cela dit, les exigences réglementaires ne doivent pas accaparer tout le temps et l’énergie dont votre équipe financière a besoin pour faire avancer votre cœur de métier. Avec les bons partenaires, vous pouvez faire de la conformité une source d’efficacité et de gestion financière proactive.

Laissez Tungsten Automation et Sovos gérer la complexité à votre place pour vous laisser diriger votre entreprise en toute confiance, avec la certitude que vos processus d’automatisation des factures seront toujours conformes et parés pour l’avenir.

Si vous souhaitez en savoir plus, contactez-nous dès maintenant pour parler à l’un de nos experts en facturation électronique.