Transition mondiale vers la facturation électronique obligatoire : à quoi s’attendre à partir de 2025

Loi allemande sur les opportunités de croissance : étude de cas

Le 1er janvier 2025, l'Allemagne amorcera une transition importante vers la facturation électronique obligatoire dans le cadre de la loi sur les opportunités de croissance, approuvée par le Conseil fédéral le 22 mars 2024. Cette initiative a pour objectif d’améliorer la compétitivité mondiale de l’Allemagne en modernisant l’économie, en augmentant l’efficacité, en favorisant les investissements et en stimulant la croissance.

En Allemagne, la première étape vers la facturation électronique obligatoire élimine la nécessité d’avoir le consentement du destinataire pour recevoir des factures électroniques conformes à la norme européenne. En clair, si un fournisseur émet une facture conforme à la norme EN16931, l’acheteur est obligé de l’accepter. L’acheteur ne peut pas refuser la facture ni la demander dans un autre format. Afin de réduire au maximum les obstacles au passage à la facturation électronique, le gouvernement a décidé de ne pas prescrire de format de facture spécifique. De plus, il laisse le choix du mode d’envoi des factures électroniques, tout en conseillant aux fournisseurs de les joindre à un e-mail.

D’ici janvier 2027, toutes les factures devront être émises, transmises et reçues dans un format électronique structuré, obligeant les fournisseurs à créer et à envoyer des factures électroniques à leurs acheteurs.

L’approche de l’Allemagne inclut un modèle de facturation électronique « hybride », similaire au schéma en Y français. Ce système combine une plateforme centrale de facturation électronique supervisée par le BZSt (Office central fédéral des impôts) avec l’échange décentralisé de factures électroniques via des prestataires de services.

Le déploiement se fera par phases, en commençant par les grandes entreprises (celles dont le chiffre d’affaires annuel dépasse 800 000 EUR) et s’étendra ensuite aux petites et moyennes entreprises (PME).

Implications mondiales des mandats de facturation électronique

Le passage de l’Allemagne à la facturation électronique obligatoire s’inscrit dans une tendance mondiale plus large. Les pays du monde entier adoptent des mesures similaires pour améliorer la conformité fiscale, réduire la fraude et gagner en efficacité opérationnelle. Ces initiatives reflètent une transition vers des économies numériques, impactant les entreprises impliquées dans le commerce international.

La facturation électronique obligatoire s’accompagne de défis de taille, notamment (mais pas uniquement) pour les entreprises opérant dans plusieurs pays. Vous trouverez ci-dessous une brève liste non exhaustive des problèmes associés aux obligations de validation des factures. Notez que seuls les plus contraignants sont recensés ici.

• Différences de champ d’application : dans certains pays, les exigences ne s’appliquent qu’aux sociétés avec un lieu d’exercice physique ; dans d’autres pays, toute entité enregistrée est également concernée. Vous constaterez peut-être aussi que dans certains pays, les transactions en B2C sont concernées, ou les transactions d’import/export, alors que dans d’autres pays, le champ d’application est purement national.
• Formats de factures : les formats et les informations requises varient selon les pays. Même dans un seul pays, les déploiements progressifs obligent les entreprises à maintenir divers types et formats de factures, souvent avec des exigences de contenu différentes, ce qui entraîne des défis importants du côté de la comptabilité fournisseurs et de l’informatique.
• Envoi et réception des factures : le modèle de validation qu’un pays choisit d’utiliser s’accompagne d’un ensemble d’exigences sur mesure pour l’envoi et la réception des factures, à savoir via une plateforme gouvernementale centrale (Peppol) ou des prestataires certifiés localement. À l’inverse, il peut n’y avoir aucune exigence et le recours à l’e-mail peut être encouragé, ce qui entraîne des défis importants pour les comptes fournisseurs.
• Exigences d’archivage : un domaine qui mérite une attention plus poussée. Les exigences locales en matière d’archivage sont parfois plus complexes que celles liées à la facturation électronique.
• Données de facturation incorrectes : Ce qui est avantageux pour le gouvernement ne l’est pas toujours pour les entreprises. Une facture peut être conforme à 100 %, avoir obtenu toutes les autorisations gouvernementales et pourtant échouer face à votre processus de comptes fournisseurs, entraînant des erreurs de facturation.

Ces défis créent un casse-tête unique pour tenir les objectifs de l’entreprise tout en respectant les exigences du gouvernement.

Se préparer aux changements : outils et stratégies

La conformité au processus de validation des factures imposée par le gouvernement et l’amélioration de l’efficacité de l’automatisation des factures sont des processus étroitement liés mais très distincts, avec leurs propres défis et des objectifs différents.

Bien qu’il s’agisse de sujets voisins, il ne faut pas confondre la validation obligatoire des factures et la facturation électronique. Ce sont deux choses très différentes qui n’ont pas du tout le même impact sur les entreprises.

Les obligations gouvernementales se concentrent principalement sur la conformité réglementaire et la transparence fiscale, tandis que les entreprises cherchent à gagner en efficacité opérationnelle et à réduire les coûts. Ainsi, la validation des factures imposée par le gouvernement ne génère pas d’efficacités grâce à l’automatisation. Malgré ce décalage typique, il est crucial de ne pas appréhender ces initiatives séparément. Toutes deux ont un impact significatif sur les performances de l’entreprise et, lorsqu’elles sont harmonisées, peuvent offrir des avantages substantiels.

Avantages commerciaux de la facturation électronique

1. Efficacité accrue : le traitement automatisé des factures réduit les manipulations manuelles, minimise les erreurs et accélère les cycles de transaction.
2. Réduction des coûts : la facturation électronique réduit les dépenses en papier, en impressions et en affranchissement. Elle diminue également les coûts administratifs liés à la saisie manuelle des données et à la correction des erreurs.
3. Gestion des flux de trésorerie améliorée : l’accélération du traitement et de l’approbation des factures peut entraîner des paiements plus rapides, améliorant ainsi les flux de trésorerie et la prévisibilité financière.
4. Précision et conformité optimisées : l’automatisation garantit que les factures respectent les exigences réglementaires, réduisant ainsi le risque de pénalités et d’audits.
5. Plus de transparence et de contrôle : la facturation numérique offre une visibilité en temps réel sur le statut des factures et les indicateurs, permettant une planification financière et une prise de décision améliorées.
6. Durabilité : la réduction du recours au papier soutient les objectifs environnementaux, contribuant aux initiatives de responsabilité sociale des entreprises.
7. De meilleures relations avec les fournisseurs : des paiements ponctuels et exacts améliorent les relations avec les fournisseurs, pouvant mener à de meilleures conditions et à des possibilités de collaboration.
8. Comment les entreprises peuvent-elles bénéficier de ces avantages tout en étant confrontées aux complexités d’une ou de plusieurs obligations de validation gouvernementales ? Comment peuvent-elles tirer parti des obligations de validation pour générer les efficacités et l’agilité nécessaires à leur compétitivité ?

Étapes de préparation pour les entreprises internationales

Alors que des pays comme l’Allemagne passent à la facturation électronique obligatoire, les entreprises internationales doivent s’adapter pour satisfaire à diverses exigences réglementaires. Voici 3 étapes clés pour s’y préparer :

Comprendre les exigences régionales :

• Familiarisez-vous avec les obligations de facturation électronique de différents pays pour garantir votre conformité.

Élaborez une stratégie :

• Une fois que vous savez où et quand votre entreprise sera confrontée à la facturation électronique obligatoire, définissez une stratégie proactive qui aligne les initiatives locales sur une approche cohérente et évite la duplication des coûts ainsi que les interruptions d’activité. La meilleure stratégie consiste à ne pas attendre la mise en application de l’obligation, mais plutôt à mettre en place de chaînes d’approvisionnement pour la facturation électronique avant l’entrée en vigueur.

Appuyez-vous sur les fournisseurs à la pointe de la technologie qui soutiennent votre stratégie :

• Sollicitez des prestataires qui investissent dans des technologies rationalisant la conformité et améliorant l’automatisation des factures dans divers secteurs géographiques. En d’autres termes : des fournisseurs qui offrent une solution unique, pour tous types de factures et de formats, partout dans le monde.
• Sélectionnez des fournisseurs qui développent des technologies adaptables, capables d’évoluer avec les changements législatifs tout en prenant en charge plusieurs formats de factures et méthodes d’envoi.
• Faites appel à des fournisseurs qui ne se concentrent pas uniquement sur la conformité de la facturation électronique, mais qui s’assurent d’une qualité élevée des données des factures avant leur enregistrement dans votre ERP, afin de minimiser les erreurs et d’améliorer l’efficacité du traitement.

Conclusion

La transition mondiale vers la facturation électronique obligatoire offre à la fois des défis et des opportunités pour les entreprises. En se concentrant sur des solutions polyvalentes et pérennes qui prennent en charge les transactions dans plusieurs pays et garantissent une saisie de données de haute qualité, les entreprises peuvent atteindre la conformité et optimiser leurs processus de comptabilité fournisseurs. En plus de satisfaire aux exigences réglementaires, une telle approche stimulera également l’efficacité opérationnelle, réduira les coûts et améliorera la gestion financière globale.

Remarque : Veillez toujours à vous assurer que votre fournisseur de solutions est au fait des dernières modifications réglementaires, afin de rester en conformité et de maintenir votre efficacité opérationnelle.

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