Logiciel de signature électronique simple et sécurisé

Quels sont les avantages des signatures électroniques ?
Les signatures électroniques sont indispensables pour instaurer la confiance dans les transactions numériques. La confiance dans les transactions numériques est la quintessence de la transformation numérique. Les signatures électroniques sont également essentielles à l’exécution de processus numériques de bout en bout, car elles éliminent la dernière étape : le papier.

Quelle est la différence entre une signature numérique et une signature électronique ?
La « Signature électronique » est un terme technique qui décrit une méthode de création de signature électronique basée sur la cryptographie. L’agence américaine Food and Drug Administration (FDA) a défini ce terme dans sa norme 21 CFR Sec. 11.3 : La signature numérique est une signature électronique basée sur des méthodes cryptographiques d’authentification de l’auteur, déterminée selon un ensemble de règles et de paramètres permettant la vérification de l’identité du signataire et de l’intégrité des données.

Signature électronique est un terme juridique défini par exemple dans les normes suivantes :

• Union européenne - Réglementation 910/2014 EU (eIDAS) : « données sous forme électronique jointes ou associées logiquement à d’autres données électroniques et utilisées par le signataire (= personne physique) pour signer »
• United States - under ESIGN Act 2000: "an electronic sound, symbol, or process attached to or logically associated with a contract or other record and executed or adopted by a person with the intent to sign the record”
• Singapour - Loi Electronic Transactions Act (ETA) 1998 : « toute lettre, tout caractère, tout chiffre ou tout autre symbole sous forme numérique joint ou associé logiquement à un document électronique, et exécuté ou adopté dans l’intention d’authentifier ou d’approuver le document électronique »

eIDAS est l’acronyme de « electronic Identification and Signature » ou « identification et signature électroniques ». Le titre complet est « Règlement sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques ». Outre les signatures électroniques, les services de confiance comprennent les cachets électroniques, les horodatages, les services d’envoi électronique et l’authentification de sites Internet.

Qu’est-ce qu’une signature électronique avancée et qu’est-ce qu’une signature électronique qualifiée ?
Les deux sont des termes juridiques. En Europe, ils sont définis dans la Réglementation 910/2014 EU (eIDAS) :

• Les signatures électroniques avancées (SEA) sont liées au signataire de manière univoque. Elles doivent permettre d’identifier le signataire, avoir été créées à l’aide de données de création de signature que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif, et être liées aux données associées à ces signatures de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.
• Les signatures électroniques qualifiées (QES) sont des signatures électroniques avancées... créées à l’aide d’un dispositif de création de signature électronique qualifié, et reposant sur un certificat qualifié de signature électronique... émis par un prestataire de services de confiance qualifié (QTSP).

Qu’est-ce qu’une signature biométrique ?
La biométrie est « la reconnaissance automatisée des individus sur la base de leurs caractéristiques biologiques et comportementales », telle que définie dans la norme ISO/IEC 2382 Partie 37.

Essentiellement, la reconnaissance biométrique, ou biométrie, repose sur vos caractéristiques. Il existe deux groupes de biométrie :

• caractéristiques physiques : par exemple, empreinte digitale, iris, visage, géométrie de la main, veines...
• caractéristiques comportementales : par exemple, signatures manuscrites ou rythme de frappe.

Les signatures manuscrites peuvent être capturées électroniquement de deux manières : on peut enregistrer soit le mouvement (position - x, y -, vitesse et accélération) du stylet sur le pavé en fonction du temps, soit l’image de la signature elle-même (coordonnées x/y du trait de stylet sur le pavé). Dans l’un ou l’autre de ces cas « dynamiques » ou « statiques », le signal enregistré est le résultat à la fois de la biologie (la main) et du comportement appris et pratiqué de la personne.

• Les signatures ont une composante biologique, car on peut souvent distinguer les signatures des gauchers et des droitiers.
• Les signatures reflètent également un comportement. Les célébrités ont souvent une signature pour les autographes et une autre pour les contrats, indiquant deux comportements différents selon le contexte. Les signatures peuvent être volontairement modifiées en changeant le comportement.

Les signatures manuscrites peuvent être utilisées pour reconnaître automatiquement les personnes et correspondre à la définition d’une méthode biométrique.

Que faut-il pour créer des signatures électroniques avancées ou qualifiées (AES/QES) ?
Selon la définition du règlement européen 910/2014 (eIDAS), en plus de Tungsten SignDoc, la création de

• signatures électroniques avancées (AES) nécessite des certificats numériques délivrés par un prestataire de services de confiance (TSP).
• de signatures électroniques qualifiées (QES) nécessite des certificats qualifiés, délivrés par un prestataire de services de confiance qualifié (QTSP).

Les certificats peuvent résider :

• à distance/côté serveur : par exemple, dans un module matériel de sécurité (HSM) ou un service basé sur le Cloud
• ou localement/côté client : par exemple, sur des jetons matériels (carte à puce, clé USB...) ou stockés sur le PC d’un utilisateur ou dans le système d’une organisation sous forme de certificat logiciel.

Les signatures manuscrites sont-elles toujours légalement requises ?
Non. L’application d’une signature physique sur papier (également appelée « signature à l’encre humide » ou « signature réelle ») n’est pas toujours une exigence légale. Dans de nombreux cas, la nécessité d’une signature est déterminée par les coutumes et les pratiques courantes pour montrer la preuve de la transaction. Dans les cas où la signature sur papier n’est pas une exigence légale, une signature électronique peut être utilisée au lieu d’une signature manuscrite.

Les signatures électroniques sont utilisées dans les exemples ci-dessous, même si dans certaines juridictions, les signatures ne sont pas nécessairement requises par la loi :

• Services bancaires : ouverture, modification et suppression de comptes, crédits à la consommation, dépôts et retraits d’espèces, ordres permanents, procès-verbaux de consultation, mandats de courtiers, ordres d’exonération des plus-values
• Assurance : demandes, procès-verbaux de consultation, rapports de dommages
• Télécommunications : mise en œuvre du contrat (mobile, DSL, câble, etc.), rapports de service
• Distribution : réceptions au point de vente ou au point de livraison, retours de marchandise, documentation de service
• Services publics : application contractuelle (électricité), applications pour les programmes de récompense des clients

Quels sont les types de signatures pris en charge par SignDoc ?
Tous !

Pour une signature électronique de base, il suffit d’utiliser le certificat SignDoc côté serveur (tel que configurable dans Signdoc Administration), où tous les utilisateurs utiliseront le même certificat.

Pour une signature électronique avancée, il est nécessaire d’utiliser des certificats individuels d’utilisateur délivrés par un service de signature numérique ou possédés en tant que certificat personnel local et délivrés sur une clé USB par une autorité de certification. L’utilisation de certificats personnels locaux nécessite l’installation du connecteur de périphérique SignDoc.

Pour une signature électronique qualifiée, il est nécessaire d’utiliser un certificat créé par un prestataire de services de confiance (TSP) tiers, qui procède à l’authentification des utilisateurs, etc. et fournit des certificats de confiance pour la signature. SignDoc inclut une interface TSP Plugin pour développer des plug-ins permettant d’intégrer des prestataires TSP externes.

Avec SignDoc, vous pouvez capturer des signatures manuscrites biométriques.

Quelle est la structure tarifaire de SignDoc ?
Les tarifs sont basés sur le nombre de packages de signatures pouvant être traités par an.

Comment un package de signatures est-il défini ?
Un package de signatures peut comporter un ou plusieurs documents avec une ou plusieurs signatures.

Quelles sont les options de maintenance et de support pour Tungsten SignDoc ?
Le support et la maintenance de SignDoc sont basés sur les tarifs de support standard de Tungsten Automation. Les options Standard Support et Support 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 sont disponibles.

Une version d’évaluation est-elle disponible et quelle est sa durée de validité pour SignDoc ?
Oui, des versions d’évaluation sont disponibles pour les clients et les partenaires. La période d’évaluation est généralement de 90 jours pour les clients.

Qu’est-ce qui différencie Tungsten SignDoc des solutions des autres fournisseurs ?
SignDoc offers robust e-signature capabilities that meet the needs of a wide range of customers, at prices that make it an excellent value.
SignDoc has been integrated with Tungsten TotalAgility (KTA), Tungsten Power PDF, Tungsten Robotic Process Automation (RPA), and Tungsten Communications Manager (KCM).

• Tungsten TotalAgility permet à SignDoc de déclencher et de suivre les échanges de signatures dans KTA. Il peut être déployé dans le cadre d’une solution globale d’automatisation des workflows ou de manière autonome.
• Tungsten Power PDF has a powerful integration with SignDoc, to create, edit, share and sign documents within one application.
• Tungsten RPA peut déclencher un processus de signature afin de soumettre des documents pré-remplis pour examen et signature, éliminant ainsi les étapes manuelles.
• Tungsten Communications Manager peut transformer les communications en transactions numériques complètes grâce à la signature électronique, ce qui permet d’améliorer les processus métier, d’éliminer le papier et d’enrichir l’expérience client.

Dans quelles langues le produit est-il disponible ?
Tungsten SignDoc est livré prêt à l’emploi avec un support en anglais, français, allemand, néerlandais, italien, portugais, espagnol, japonais et chinois simplifié.
Les clients et les partenaires peuvent également intégrer leur propre version localisée.

Comment SignDoc protège-t-il l’intégrité d’un document ?
Tungsten SignDoc respecte les principes de sécurité en matière de cryptage et de hachage pour l’intégration de la signature dans les documents PDF, conformément aux recommandations du National Institute of Standards and Technology (NIST) aux États-Unis et de l’Agence fédérale allemande des réseaux pour l’électricité, le gaz, les télécommunications, la poste et les chemins de fer (Bundesnetzagentur). Cette dernière est une autorité fédérale supérieure indépendante et un organe de surveillance des services de signature électronique. Des agences similaires existent dans tous les pays de l’UE.

Comment Tungsten SignDoc fournit-il une preuve ?
Tungsten SignDoc fournit une preuve sous forme de piste d’audit. Les documents signés avec Tungsten SignDoc incluent une piste d’audit complète. Cette dernière indique clairement qui a signé quel contenu du document et à quel moment. Contrairement à certains autres fournisseurs de signature électronique, il n’est pas nécessaire d’accéder au service d’un fournisseur ou à un service tiers pour la validation. Tungsten SignDoc ne dépend d’aucun fournisseur pour l’audit.

Tungsten SignDoc peut-il être configuré pour respecter la conformité aux exigences réglementaires et de confidentialité spécifiques à un secteur d’activité ?
Oui. Il peut être configuré dans le respect de la conformité à des exigences telles que la réglementation 21 CFR Part 11 de la Food and Drug Administration (FDA) aux États-Unis.

Les documents signés électroniquement avec Tungsten SignDoc peuvent-ils être utilisés devant un tribunal ?
Oui, et selon la loi, les différents types de signatures électroniques peuvent servir de preuve pour démontrer un accord juridiquement contraignant dans une procédure judiciaire. Les règlements et les lois sur la signature électronique stipulent que l’effet juridique d’une signature ne peut être refusé au seul motif que cette signature se présente sous forme électronique.

• US: E-SIGN Act 2000 recognizes electronic signatures may be as legally effective as a signature applied in wet ink on paper.
• Union européenne : la Réglementation 910/2014 EU Art. 25 § 1 stipule : (1) Dans toute procédure judiciaire, (a) une signature électronique incorporée ou logiquement associée à une communication électronique particulière ou à des données électroniques spécifiques, et (b) la certification par toute personne d’une telle signature sont chacune recevables comme preuve quant à toute question relative à l’authenticité de la communication ou des données ou à l’intégrité de la communication ou des données.

Dans de nombreux cas, un processus de signature électronique solide peut de fait réduire la possibilité du recours en justice en fournissant une preuve solide qui réfute toute contestation de la signature électronique et du document lié.
La seule prise en compte des réglementations, lois et directives relatives aux signatures électroniques ne fournit pas une perspective complète pour juger de la conformité juridique d’un workflow numérique qui doit inclure des signatures électroniques. La faisabilité spécifique peut être influencée par des exigences de forme généralement stipulées dans le droit civil et le droit commercial, applicables à des processus particuliers.

Ai-je besoin de certificats numériques pour obtenir une force probante élevée pour mes documents signés électroniquement ?
Le concept de Tungsten SignDoc consiste à fournir une force probante élevée pour les documents signés électroniquement, même lorsqu’aucun certificat numérique n’est impliqué. Si la loi ne l’exige pas, l’application de certificats numériques peut être considérée comme l’ajout d’un niveau de confiance supplémentaire.

• Pour la signature en personne, Tungsten recommande de continuer d’intégrer des signatures manuscrites dans les processus numériques plutôt que de les remplacer. Si les données biométriques de la signature sont capturées, elles fournissent une force probante supplémentaire et une option pour l’authentification du signataire.
• Les certificats numériques sont plus importants dans les scénarios de signature en libre-service/à distance où des méthodes de signature telles que la signature électronique par simple clic sont appliquées et où l’authentification du signataire est validée, par exemple, via la fourniture de liens d’accès à des portails et/ou de messages texte par SMS. Tungsten SignDoc prend également en charge ces scénarios.

Où trouver les applications associées à SignDoc ?
L'Assistant SignDoc est disponible en ligne sur l'Apple Store et sur Google Play.
L'application SignDoc pour Microsoft Teams est disponible en ligne sur le Microsoft Store.

Puis-je créer des packs de signature avec Microsoft Teams ?
Si vous avez un compte cloud SignDoc, vous pouvez créer des packs de signature.

Puis-je informer les signataires sur MS Teams ?
Oui, si votre administrateur active le paramètre « Contrôles les notifications de chat Microsoft Teams ».

Quand la solution Tungsten SignDoc a-t-elle été lancée sur le marché ?
Tungsten SignDoc has been in the marketplace since 2003. It became part of the Tungsten Automation, formerly Kofax, portfolio with the acquisition of SoftPro in September 2014.

Quelles sont les exigences de certification pour SignDoc ?
SignDoc est disponible pour la communauté des partenaires. Pour plus de détails, veuillez contacter votre représentant Tungsten Automation. Pour en savoir plus sur les options de formation, visitez https://learn.kofax.com.

Puis-je évaluer SignDoc ?
Oui, un partenaire certifié de Tungsten Automation peut demander une licence d’évaluation, valable pendant un an.