Selon une étude récente menée par Ardent Partners, les chefs d’entreprise estiment aujourd’hui que les principaux défis en matière de comptabilité fournisseurs sont les délais et les retards de paiement. Les deux affectent le délai moyen de recouvrement des créances (DSO) et perturbent la chaîne d’approvisionnement.

En numérisant leur comptabilité fournisseurs, les entreprises peuvent éviter les erreurs, accélérer le traitement des factures, s’offrir une meilleure visibilité sur leurs flux de trésorerie et réduire les délais de recouvrement des créances.

Dans cet article, je vous propose de découvrir pourquoi réduire le DSO est important pour votre chaîne d’approvisionnement et comment raccourcir considérablement le délai de recouvrement des créances en automatisant votre comptabilité fournisseurs.

Réduire le DSO : pourquoi est-ce important pour votre chaîne d’approvisionnement ?

Le délai de recouvrement des créances (DSO) est un indicateur clé de performance qui correspond au nombre moyen de jours qui s’écoulent entre la réalisation d’une vente et l’encaissement. Cet indicateur s’avère particulièrement important pour garantir l’efficacité des chaînes d’approvisionnement, car il permet de gérer efficacement les flux de trésorerie et d’améliorer la relation acheteur-fournisseur.

Research by quickbooks found mid-sized businesses in the US were owed on average $304,066 by late-paying customers, and are spending on average 14 hours per week following up on overdue invoices.

Voici quelques-uns des avantages qu’apporterait une réduction du DSO à votre chaîne d’approvisionnement :

• Une meilleure gestion des flux de trésorerie : réduire le DSO vous permettra d’accélérer le recouvrement des créances et d’assurer un flux régulier d’entrées de trésorerie. Les entreprises qui accélèrent leurs encaissements et optimisent leurs flux de trésorerie sont en mesure de respecter leurs obligations financières (dont le règlement des fournisseurs) et réduisent leur besoin de financement externe.
• Fonds de roulement optimisé : le fonds de roulement constitue l’élément vital des chaînes d’approvisionnement. Lorsqu’un client tarde à régler ses factures, le fonds de roulement de l’entreprise est immobilisé dans les comptes clients. Réduire le DSO permet de libérer des liquidités et d’investir dans des opportunités de croissance.
• Une meilleure relation acheteur-fournisseur : soigner la relation fournisseur est essentiel pour assurer l’efficacité de votre chaîne d’approvisionnement. En effet, c’est ce qui permet de garantir un flux régulier de biens et de services. En réduisant le DSO, vous pourrez payer promptement vos fournisseurs, négocier des conditions plus avantageuses, obtenir des remises et développer des partenariats fondés sur la confiance.

Comment optimiser les processus de gestion des comptes fournisseurs pour réduire le DSO

Optimiser vos processus de gestion des comptes fournisseurs est essentiel pour garantir la performance et l’efficacité de votre chaîne d’approvisionnement et réduire le DSO. En effet, une gestion des comptes fournisseurs fluide et sans erreur vous permettra de renforcer votre relation fournisseur et de réduire les délais d’encaissement.

La comptabilité fournisseurs permet de bâtir une relation durable avec ces derniers et prend en charge le traitement de leurs factures. En automatisant le traitement des factures et les flux décisionnels, les entreprises sont en mesure d’accélérer leurs paiements, ce qui réduit les délais d’encaissement pour les fournisseurs.

En retour, les entreprises améliorent leurs flux de trésorerie et garantissent à leurs clients un flux régulier de biens et de services.

La numérisation des processus comptables fournisseurs et la mise en œuvre de la facturation électronique permettent de réduire les erreurs, de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité afin d’optimiser la chaîne d’approvisionnement dans son intégralité. En alliant technologie et automatisation, les entreprises rationalisent leurs opérations comptables fournisseurs, suppriment les tâches manuelles et favorisent une meilleure collaboration entre acheteurs et fournisseurs afin de raccourcir les cycles de paiement.

6 façons de réduire le DSO en automatisant la comptabilité fournisseurs

1. Traitement rationalisé des factures

En automatisant des tâches manuelles chronophages telles que la saisie des données et la validation, les entreprises accélèrent le traitement des factures. À son tour, la facturation électronique permet d’accélérer l’émission, l’envoi et l’encaissement des factures, et de réduire ainsi le délai de recouvrement des créances (DSO).

2. Réduction des erreurs

En plus d’être chronophage, le traitement manuel des factures augmente le risque d’erreur (fautes de frappe, saisie incorrecte ou informations manquantes). Ensemble, la facturation électronique et l’automatisation des processus comptables fournisseurs permettent d’éviter les erreurs humaines liées à la saisie et à la validation des données associées aux bons de commandes et aux contrats. Facturer sans erreur, c’est optimiser le processus de paiement, éviter les retards et réduire le DSO.

3. Une meilleure visibilité grâce au suivi de facturation

Grâce aux outils d’automatisation des processus comptables fournisseurs, les entreprises ont la possibilité de suivre leurs factures en temps réel, de l’envoi jusqu’à l’encaissement. Cette visibilité accrue leur permet de facilement suivre les impayés et d’améliorer la gestion des litiges, donc de réduire le DSO.

4. Notifications et alertes automatisées

La numérisation des processus comptables fournisseurs et la mise en œuvre de la facturation électronique permettent de configurer les systèmes pour informer et relancer automatiquement les clients. Ces rappels favorisent le prompt règlement des factures et empêchent donc l’allongement du DSO.

5. Intégration des fournisseurs simplifiée

Les systèmes d’automatisation des processus comptables fournisseurs proposent généralement un portail en libre-service ou un formulaire d’enregistrement en ligne permettant aux fournisseurs de saisir leurs informations et de joindre les pièces nécessaires. Conçus pour simplifier le processus d’enregistrement, ces outils permettent la dématérialisation des démarches et éliminent les tâches administratives chronophages.

Qui plus est, ces portails centralisés améliorent la communication et la collaboration, facilitant l’échange d’informations entre fournisseurs et parties prenantes internes, ainsi que la résolution des problèmes.

6. Options de paiement électronique

La numérisation des processus comptables fournisseurs offre généralement la possibilité d’intégrer diverses options de paiement électronique plus rapides à traiter que les chèques, telles que le transfert électronique de fonds (TEF) ou le service de carte bancaire virtuelle.

Pourtant, selon l’étude d’Ardent Partners, seuls 60 % des paiements sont réalisés électroniquement, ce qui laisse une grande marge de progression. Pratique et rapide, le paiement électronique permet de raccourcir le DSO et de renforcer la relation fournisseur.

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Tungsten Network élimine les tâches manuelles, ainsi que le risque d’erreur, et offre une meilleure visibilité sur l’état des factures et les calendriers de paiement, vous permettant ainsi d’améliorer la gestion de vos flux de trésorerie, d’optimiser votre fonds de roulement et d’accélérer vos encaissements.